1. Rekisterinpitäjä

Rivents Oy. Y-tunnus: 2811063-1. Osoite: Valimotie 10, 00380 Helsinki. Sähköposti: info@rivents.fi. Puhelin: 040 778 7254. Tietosuojasta vastaava yhteyshenkilö: Reea Härö, reea.haro@rivents.fi

2. Yleistä

Rivents Oy tuottaa tapahtuma-, myynti-, markkinointi-, sponsorointi- ja asiantuntijapalveluita yrityksille, yhteisöille sekä kuluttajille. Toimintamme edellyttää henkilötietojen käsittelyä asiakassuhteiden hoitamiseksi, palveluiden toteuttamiseksi sekä tapahtumien järjestämiseksi.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja keräämme, mihin tarkoituksiin niitä käytämme, millä perusteella niitä käsittelemme sekä mitä oikeuksia rekisteröidyillä on.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpitäminen

• tarjous- ja sopimusprosessien hallinta

• tapahtumien, koulutusten ja tilaisuuksien järjestäminen

• osallistujien rekisteröinti ja viestintä

• markkinointi ja asiakasviestintä

• laskutus ja taloushallinto

• palveluiden kehittäminen

• asiakaspalvelu ja yhteydenottoihin vastaaminen

• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

• verkkosivuston käytön analysointi ja kehittäminen

Henkilötietoja voidaan käyttää myös sähköiseen suoramarkkinointiin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

Asiakas- ja yhteystiedot

• nimi

• yritys ja tehtävänimike

• sähköpostiosoite

• puhelinnumero

• postiosoite

Tapahtumiin liittyvät tiedot

• osallistumistiedot

• ilmoittautumistiedot

• erityisruokavaliot ja esteettömyystiedot (vain tapahtuman toteuttamisen kannalta tarpeellisessa laajuudessa)

• mahdolliset valokuva- ja videoluvat

Asiakkuuteen liittyvät tiedot

• tilaushistoria

• sopimustiedot

• laskutustiedot

• asiakaspalveluyhteydenotot

Verkkopalveluiden käyttöön liittyvät tiedot

• IP-osoite

• evästetiedot

• selaintyyppi

• laitteen tekniset tiedot

• verkkosivuston käyttötiedot

5. Henkilötietojen lähteet

Tietoja kerätään:

• rekisteröidyltä itseltään

• verkkosivuston lomakkeiden kautta

• tapahtumailmoittautumisista

• asiakassuhteen aikana syntyvistä tiedoista

• yhteistyökumppaneilta rekisteröidyn suostumuksella

• julkisista lähteistä yritysasiakkaiden yhteystietojen osalta

• yritys- ja päättäjärekistereistä, kuten Taloustutkan toimittamista tietokannoista

• verkkosivuston analytiikkatyökaluista

Yritys- ja päättäjätietoja voidaan hankkia myös ulkopuolisilta tietopalveluntarjoajilta, kuten Taloustutkalta. Käsiteltävät tiedot rajoittuvat työrooliin liittyviin yhteystietoihin ja muihin liiketoiminnan kannalta olennaisiin tietoihin. Tietoja käytetään asiakassuhteiden luomiseen, ylläpitämiseen, markkinointiin, myyntiin sekä yhteistyö- ja kumppanuusmahdollisuuksien kartoittamiseen.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan seuraavista perusteista:

• sopimuksen täytäntöönpano

• rekisterinpitäjän oikeutettu etu

• rekisteröidyn suostumus

• lakisääteinen velvoite

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi liittyä esimerkiksi asiakassuhteen hoitoon, palveluiden kehittämiseen, liiketoiminnan harjoittamiseen, tapahtumien järjestämiseen sekä yrityspäättäjille suunnattuun B2B-markkinointiin ja uusasiakashankintaan. Oikeutetun edun perusteella käsiteltävät tiedot rajoitetaan aina liiketoiminnan kannalta tarpeellisiin tietoihin, ja rekisteröidyn oikeudet sekä yksityisyyden suoja huomioidaan käsittelyssä.

7. Tietojen luovutukset ja käsittelijät

Tietoja voidaan luovuttaa:

• tapahtumien järjestämiseen osallistuville yhteistyökumppaneille

• maksupalvelu- ja laskutuspalveluiden tarjoajille

• IT- ja järjestelmätoimittajille

• viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa

Kaikki henkilötietojen käsittelijät sitoutuvat käsittelemään tietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

8. Tietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA-alueen sisällä. Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle esimerkiksi pilvipalveluiden yhteydessä, siirrot toteutetaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia suojatoimia käyttäen.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi. Esimerkiksi:

• asiakastiedot asiakassuhteen ajan ja kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen

• kirjanpitoaineisto kirjanpitolain edellyttämän ajan

• tapahtumatiedot enintään 24 kuukautta tapahtuman päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole perusteltua

10. Tietojen suojaaminen

Rivents Oy huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Käytössämme ovat muun muassa:

• käyttöoikeuksien hallinta

• vahvat salasanakäytännöt

• suojatut palvelimet ja yhteydet

• henkilöstön tietosuojakoulutus

• luottamuksellisuussitoumukset

Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Mikäli henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus, Rivents Oy toimii tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja ilmoittaa asiasta viranomaisille sekä rekisteröidyille silloin, kun laki sitä edellyttää.

11. Valokuvaus ja videokuvaus tapahtumissa

Rivents Oy järjestää tapahtumia, tilaisuuksia, koulutuksia, verkostoitumistapahtumia, VIP-tilaisuuksia sekä muita asiakas- ja sidosryhmätilaisuuksia, joissa voidaan ottaa valokuvia ja videoita. Tapahtumissa tuotettua kuva- ja videomateriaalia voidaan käyttää:

• tapahtumien viestintään ja raportointiin

• Rivents Oy:n verkkosivuilla

• sosiaalisen median kanavissa

• markkinointi- ja myyntimateriaaleissa

• yhteistyökumppaneille toimitettavissa tapahtumaraporteissa

• yrityksen toiminnan, palveluiden ja referenssien esittelyssä

Valokuvien ja videoiden käsittelyn oikeusperusteena on pääsääntöisesti rekisterinpitäjän oikeutettu etu viestiä toiminnastaan, markkinoida palveluitaan sekä dokumentoida järjestämiään tapahtumia. Mikäli henkilö toimii kuva- tai videomateriaalin pääasiallisena kohteena markkinointi- tai mainostarkoituksessa, voidaan käsittely perustaa myös rekisteröidyn erilliseen suostumukseen.

Tapahtumissa voidaan toteuttaa yleiskuvausta, jossa yksittäiset henkilöt eivät ole kuvauksen pääkohteena. Tällaisia kuvia ja videoita voidaan käyttää tapahtumien viestinnässä ja markkinoinnissa.

Tapahtumiin osallistuvia henkilöitä informoidaan kuvaamisesta tapahtumakutsussa, ilmoittautumisen yhteydessä, tapahtuma-alueella olevilla ilmoituksilla tai muulla tarkoituksenmukaisella tavalla.

Mikäli tapahtumaan osallistuu alaikäisiä henkilöitä, henkilötietojen käsittelyssä huomioidaan erityinen huolellisuus. Tarvittaessa suostumus pyydetään huoltajalta voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseään koskevien kuvien tai videoiden käyttöä markkinointitarkoituksissa ottamalla yhteyttä Rivents Oy:hyn. Jokainen pyyntö käsitellään tapauskohtaisesti huomioiden lainsäädännön vaatimukset, materiaalin käyttötarkoitus sekä mahdolliset oikeutetut edut.

Kuva- ja videomateriaalia säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista viestinnän, markkinoinnin, tapahtumadokumentoinnin tai liiketoiminnan kannalta, ellei rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen tai lainsäädäntö edellytä materiaalin poistamista.

12. Evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseen, palveluiden kehittämiseen sekä verkkosivuston käytön analysointiin. Evästeiden avulla voidaan kerätä tietoja esimerkiksi:

• sivustolla vierailluista sivuista

• vierailun kestosta

• käytetystä laitteesta ja selaimesta

• liikenteen lähteistä

Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia selaimensa asetuksista.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• saada pääsy omiin tietoihinsa

• pyytää virheellisten tietojen korjaamista

• pyytää tietojen poistamista

• rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

• vastustaa henkilötietojen käsittelyä

• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvissa tilanteissa

• peruuttaa antamansa suostumus

• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Vastustamisen jälkeen tietoja ei enää käsitellä suoramarkkinointia varten.

Rekisteröity voi peruuttaa markkinointiviestien vastaanottamisen milloin tahansa viesteissä olevan peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä Rivents Oy:hyn.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, https://www.tietosuoja.fi

14. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaan liittyvät pyynnöt voi toimittaa sähköpostitse osoitteeseen info@rivents.fi.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen tietojen luovuttamista tai käsittelyä.

15. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rivents Oy pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan, palveluiden tai lainsäädännön muutosten vuoksi. Päivitetty versio julkaistaan verkkosivuillamme.